Zaměstnavatelé budou od nového roku muset zasílat tiskopisy České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ) pouze elektronicky. Již od letošního roku platí povinná elektronická komunikace při některých podáních učiněných vůči finančním úřadům a od Nového roku přibude i komunikace s ČSSZ.
Komunikace v elektronické podobě s ČSSZ měla být zavedena již od ledna roku 2013. Toto rozhodnutí však vyvolalo obavy, zejména v řadách zaměstnavatelů, a proto se Česká správa sociálního zabezpečení rozhodla povinnou elektronickou komunikaci odložit. Do konce roku 2013 tak přijímala veškerá podání i v papírové podobě.
Záměrem ČSSZ je, aby se elektronická komunikace postupně vztahovala na všechna podání učiněná zaměstnavateli, osobami samostatně výdělečně činnými i ošetřujícími lékaři. V minulosti ČSSZ udělila výjimku ošetřujícím lékařům, kterým povinnost elektronického podávání odložila o dva roky. OSVČ dostaly odklad o jeden rok. Tyto výjimky stále platí. Jediní, na koho elektronická podání od příštího roku skutečně dopadnou, jsou zaměstnavatelé. Ti, kteří dosud elektronicky s Českou správou sociálního zabezpečení nekomunikovali elektronicky, budou muset od ledna 2014 na tento nový systém přejít.
„Systém pro elektronickou komunikaci funguje od roku 2005 a Česká správa sociálního zabezpečení již dnes tímto způsobem přijímá miliony formulářů. Postupně se dohodla s vývojáři programů pro mzdové účetnictví, aby součástí těchto aplikací byly i moduly umožňující přímé odesílání nejčastějších povinných formulářů do systému ČSSZ ke zpracování. Velká část zaměstnavatelů už tento systém využívá.“ uvádí na svých webových stránkách ČSSZ.
Původně se elektronické podávání mělo vztahovat na všechny předepsané tiskopisy. Aktuálně ČSSZ učinila dočasnou výjimku pro tři tiskopisy, které bude možné nadále zasílat starým způsobem. Jedná se o tyto tři dokumenty:
- Přihláška do registru zaměstnavatelů
- Odhláška z registru zaměstnavatelů
- Potvrzení pro účely vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství
Možnosti vytvoření a odeslání e – Podání jsou prakticky dvě. Buď zaměstnavatel využije některý ze softwarů, který službu e – Podání podporuje. Tato možnost se spíše hodí pro větší podniky, které již využívají nějaký program pro mzdové účetnictví. Zaměstnavatelům s menším počtem zaměstnancům by mohly vyhovovat interaktivní formuláře pro e – Podání, které jsou zdarma ke stažení na stránkách ČSSZ.